Ein Unternehmen kauft Lizenzen für ein KI-Tool. Es gibt eine Einführungsveranstaltung, alle sind angetan. Sechs Wochen später benutzen es drei Leute, und einer davon nur für Urlaubsanträge.

Das ist kein Einzelfall, sondern das Standardmuster. Und die Ursachen sind selten technisch.

Das Tool kam vor dem Problem

Der häufigste Fehler beginnt mit dem Satz “Wir müssen jetzt auch was mit KI machen”. Dann wird ein Werkzeug gekauft und danach gesucht, wofür man es einsetzen könnte.

Das funktioniert genauso gut, wie sich eine CNC-Fräse zu kaufen und danach zu überlegen, was man fräsen will.

Umgekehrt wird es brauchbar: Wo geht bei euch Zeit verloren? Wo tippt jemand Dinge ab, die woanders schon stehen? Wo warten Kunden auf Antworten, die immer gleich ausfallen? Für diese Fragen gibt es KI-Lösungen. Für “wir brauchen was mit KI” gibt es nur Lizenzkosten.

Niemand ist zuständig

KI-Projekte werden gerne “allen” übergeben. Alle sollen es ausprobieren, alle sollen Ideen einbringen. Das Ergebnis: Niemand entscheidet, niemand räumt Hindernisse weg, niemand merkt, wenn es hakt.

Es braucht eine Person, die das Thema trägt. Nicht in Vollzeit, aber verantwortlich. Jemand, der weiß, was läuft, und bei wem man sich meldet, wenn etwas nicht funktioniert.

Datenschutz kommt zu spät

Das Muster ist immer gleich: Ein Team baut wochenlang einen Prozess auf. Dann schaut jemand aus der Rechtsabteilung drauf und stellt fest, dass dabei Kundendaten auf Servern außerhalb der EU landen. Das Projekt stirbt.

Die Ironie: Fast immer wäre eine saubere Lösung von Anfang an möglich gewesen. Anonymisierte Eingaben, ein Anbieter mit EU-Verarbeitung, oder ein Modell, das lokal läuft. Nachträglich ist es teuer, vorher kostet es ein Gespräch.

Ich habe sieben Jahre Software entwickelt und war im selben Unternehmen Datenschutzbeauftragter. Deshalb kläre ich diese Frage in der ersten Woche, nicht in der zehnten.

Die Leute wurden nicht mitgenommen

Wer ein Werkzeug einführt, ohne zu erklären, warum, erzeugt Angst. Und Angst sieht im Betrieb so aus: Man probiert es einmal, es klappt nicht sofort, man macht es wieder wie vorher.

Dazu kommt die unausgesprochene Sorge, wegrationalisiert zu werden. Solange die niemand anspricht, arbeitet sie im Hintergrund gegen jedes Projekt.

Deshalb gehört zu jeder Einführung eine ehrliche Ansage: Was ändert sich, was bleibt, und was passiert mit der Zeit, die frei wird.

Es wurde nie fertig gebaut

Viele Projekte bleiben im Pilotstadium hängen. Es gibt eine Testumgebung, ein paar Beispiele, eine Präsentation. Aber der Schritt in den Alltag fehlt: die Anbindung an das System, in dem wirklich gearbeitet wird, die Übergabe an die Leute, die Dokumentation.

Ein Pilot, der nie produktiv geht, ist kein halber Erfolg. Er ist verbrannte Zeit.

Was stattdessen funktioniert

Klein anfangen, an einer echten Aufgabe, mit einer verantwortlichen Person. Datenschutz von Anfang an mitdenken. Die Leute erklären lassen, wo ihre Zeit verloren geht, statt ihnen zu erzählen, was sie brauchen. Und den Prozess so weit fertig bauen, dass er ohne den Externen weiterläuft.

Das ist unspektakulär. Es funktioniert aber, und das ist mehr, als man von den meisten KI-Projekten sagen kann.

Ihr habt ein KI-Projekt, das feststeckt? Schreib mir, oft liegt es an einer Kleinigkeit.